Pour être publié par les médias (journaux, magasines, TV, sites Internet), il faut
Envoyer par E-mail ou par la poste (voir les 2):

- un communiqué de presse (par Internet nous concernant)..

Le meilleur format de fichier texte pour Internet c'est le pdf (adobe acrobat), par défaut *.doc., le *.jpg (photos). Placez en haut de votre texte ''ATTENTION, MESSAGE VOLONTAIREMENT SANS ACCENT'', évitez les accents dans vos textes doc. Html, php. Et les envois des noms de fichiers E-mail avec accent. Evitez aussi les accents sur les noms des pièces E-mail joints. Ceci est une règle imposée par Internet : ne pas écrire les accents !
Souvent il y a des problèmes de compatibilité entre les polices de caractères, avec d'autres systèmes d’exploitations ou langages de programmations. Ceci est très technique et propre à l'informatique! En ce que nous concerne, nous sommes sur la norme la plus utilisée et Universelle: le vieux html, Windows, Internet Explorer; Windows Media (musique et vidéo) et nous sommes parfaitement lisibles par 95¨% des Internautes au monde.
Nous demandons aux autres 5% d'Internautes qui font de la cuisine exotique, de paramétrer leurs systèmes, navigateurs et langages de programmation afin les rendre lisible avec cette norme.
Nous vous conseillons également de télécharger gratuitement Adobe Acrobat Reader.
Si vous faites un communiqué de presse avec Adobe Acrobat mettez les vrais accents et ponctuation.
Si vous vous décidez par une affiche au format *.jpg faite par Photoshop mettez également les accents.

- des invitations (par Internet nous concernant)

à la veille de l'événement donnez un petit coup de fil ou envoyez un mail (voir les 2) afin d’être sur que le rendez-vous est bien confirmé.

Il vous est possible de demander un accusé de réception de la lecture de votre mail.

Sachez que les médias sont plus que sollicités, très demandés, je dirais même submergés et que vous êtes loin d'êtres le seul à les contacter mais votre patience et travail peuvent être payants.
Si vous avez eu la chance d'être sélectionné par un journaliste lors de votre événement, prévoyez :

de lui donner un maximum d'éléments dés son arrivée,
de lui ouvrir grand vos portes,
de l’ orienter, de lui exposer vos attentes, vos envies. En un mot mettez-vous à sa place et ayez en tête ce que vous voudriez qu'il voit, ce qu'il doit transmettre. Souvent le journaliste méconnaît votre sujet spécifique ou technique,

- de lui faciliter la tache le mieux possible. Ne laissez rien au hasard, préparez bien votre sujet, parcours, auparavant.

Et enfin….

- de le soigner, de lui offrir un café ! (Évitez l'alcool - le journaliste est là pour travailler mais pas pour faire la fête… ou en fin de reportage)

Une personne ou une équipe doit être disponible uniquement pour la réception des médias le jour de votre événement, car le journaliste ne dispose pas de beaucoup de temps pour son reportage.
Si le journaliste est content de votre événement, de votre professionnalisme, de votre disponibilité et réception vous serez bien noté, vous serez récompensé et il reviendra lors de votre prochain événement.
Ne ratez surtout pas votre rendez-vous avec les médias!!! C’est votre image qui est en jeu, souvent des subventions ou des partenariats et votre survie. Sachez que plus on parle de vous et en bien mieux vous vous porterez. Lorsque votre ''bonne image'' arrive aux oreilles des décideurs partenaires votre tache pour la préparation de votre prochain événement sera facilitée en conclusion pour pourrez prétendre à juste titre que : Vous avez gagné du crédit, vous êtes connus désormais.
Un journaliste qui n’aurait pas été satisfait de votre prestation ou événement ne reviendra plus jamais couvrir vos événements !!!
Vous avez lu un article ou regardé une vidéo sur votre événement. Envoyez un petit E-mail de remerciements au journaliste et à son équipe.

Communiquer avec la presse

À l’heure où les voies de la reconnaissance sont largement balisées par les média, on est souvent porté à croire que la seule médiatisation d’un événement est le gage de sa réussite.

C’est faux, car il n’est de communication efficace que celle adaptée à l’objet auquel elle se rapporte. Une industrie pétrochimique qui lance un nouveau carburant communiquera différemment d’un ministère qui mène une campagne d’information. De même, le BDE de filière qui organise pour ses adhérents un gala d’intégration aura un plan de communication propre qui n’aura rien à voir avec celui d’une coordination étudiante lors d’une grève. Pour essayer d’y voir plus clair et savoir communiquer efficacement en toutes circonstances, nous dressons pour vous un inventaire de questions à se poser avant de se lancer dans une telle aventure.

Quel est le destinataire et l’intérêt de l’information ?

Avant de se lancer dans une opération de communication qui va monopoliser du temps, consommer de l’énergie et avoir un coût parfois non négligeable, il est impératif de s’interroger sur l’adéquation entre la cible et la pertinence du message que l’on souhaite faire passer. Il faut se mettre dans la peau du lecteur potentiel et se demander si l’information qui lui est délivrée lui apporte quelque chose ou non. Si tel n’est pas le cas il est inutile de chercher à communiquer. Lorsqu’au contraire, le destinataire est clairement identifié, il faut alors se questionner sur l’objectif recherché par cette démarche. Pourquoi vouloir communiquer ? Selon la nature de l’événement, les raisons qui poussent l’association à communiquer sont multiples.

Deux types de communication

Communication " standard " :

Dans le cas des manifestations événementielles (gala, concert, compétitions sportives), apparaître dans la presse donne à l’association une crédibilité auprès des sponsors. L’impact national ou régional offert par le média à la manifestation est un espace publicitaire à vendre au sponsor. La couverture médiatique est un élément clef à mettre en avant lors du démarchage des partenaires. Elle est en quelque sorte la monnaie d’échange à la participation financière ou matérielle de l’entreprise.

Communication de crise :

À l’occasion d’un vaste mouvement revendicatif (du type de ceux contre le CIP ou le rapport Laurent), l’association a tout intérêt à informer le journaliste. Par nature au contact du milieu étudiant, l’association peut être un relais efficace pour faire circuler l’information qui en pareilles circonstances est rarement d’une limpidité extrême. En devenant une source d’information fiable pour le journaliste, l’association devient un interlocuteur reconnu par les média et jouit ainsi d’une notoriété qu’elle pourra par la suite exploiter pour médiatiser son activité future.

Comment et sur quels supports communiquer ?

Il s’agit à travers cette question de déterminer les moyens à mobiliser pour permettre au message que l’on souhaite faire passer d’atteindre son objectif.

La question à se poser en premier lieu est : où est la personne que je veux toucher ? Si elle se trouve sur le campus, le tractage dans l’enceinte de l’Université sera le moyen de communication le plus efficace. Si la cible évolue dans un environnement régional ou national, il faudra alors utiliser des supports à audience plus large comme la presse quotidienne régionale (PQR), les radios locales, la presse nationale, la presse Internet ou encore la télévision.

Comment entrer en contact avec les journalistes ?

Il n’est rien de plus aisé que d’obtenir les coordonnées d’un journaliste. Il suffit de téléphoner au standard de la rédaction et poser la question. Très souvent on l’obtient sans avoir à se justifier, mais si un standardiste fait barrage contentez-vous d’expliquer que vous cherchez à joindre le journaliste pour lui adresser un communiqué de presse.

Pour la presse écrite, il est souvent inutile d’appeler la rédaction, puisque figure dans tous les journaux un " ours " dans lequel vous trouverez les noms et coordonnées des journalistes par rubrique. Une fois ce travail fastidieux effectué, profitez en pour vous constituer un fichier " journalistes " que vous pourrez par la suite réutiliser.

Comment se présenter ?

Les journalistes ayant la plupart du temps un agenda surchargé, il est important d’être clair et concis. Il est souvent plus efficace d’envoyer un communiqué de presse avant de téléphoner au journaliste, car lorsque vous le contacterez ultérieurement il se souviendra de vous et comprendra plus vite ce que vous lui demandez.

Comment rédiger et présenter un communiqué de presse ?

Il n’existe pas une norme rigide de présentation. Il y a en revanche des règles à respecter. Un communiqué doit être court (de préférence une page recto) et répondre aux questions : Qui ? Quand ? Quoi ? Où ? Pourquoi ? Le respect de cette règle permet au journaliste de savoir rapidement s’il est intéressé ou non par votre information. La présentation du document doit être sobre et claire, ce ne sont pas les effets stylistiques, souvent coûteux, qui vont décider les média à reprendre l’information. Enfin il faut savoir présenter judicieusement l’information en mettant en avant ce qui risque d’intéresser le journaliste. Par exemple, vous recevez un groupe de musique connu qui rode son nouveau concert lors de votre gala ; en mettant ce fait en relief dans votre communiqué de presse, vous maximisez vos chances de dégager un espace dans les supports visés, espace qui vous permettra ensuite de faire passer le reste de vos informations.

Petits trucs à savoir...

Pour entrer en contact avec un journaliste il faut aussi savoir trouver des prétextes. L’élection d’un nouveau bureau d’association peut être l’occasion d’envoyer un dossier de presse qui présente son bilan et son activité, son programme pour les mois à venir ainsi que ses membres. C’est facile à faire et ça permet aux média visés de vous identifier. Par courtoisie à l’égard du journaliste à qui vous demandez de s’intéresser à ce que vous faites, soyez également curieux de son travail. Renseignez-vous sur les particularités de son organe avant de l’appeler, ou à défaut avouez franchement votre ignorance et questionnez-le sur son fonctionnement et ses sujets de prédilection.

Comment rédiger un bon communiqué de presse ?

Rarement utilisé par les petites entreprises, le communiqué de presse est pourtant un outil très intéressant… pour peu que l’on connaisse quelques grands principes.

Avant tout, le communiqué de presse sert à crédibiliser votre entreprise, à lui donner une stature, à construire une communication sur le long terme et à renforcer votre image par rapport à vos concurrents ... et c'est aussi et surtout de la visibilité gratuite !

Vous pouvez faire un communiqué de presse lors de vos lancements de produits, animations commerciales, recrutements stratégiques… mais attention "trop d'informations tue l'information", il ne faut donc pas noyer les journalistes d'infos à la moindre petite actualité.

Notez cependant que le communiqué de presse ne sert pas à vendre : dans 80% des cas, ne vous attendez pas à plus d'un léger frisson de vos ventes… L'impact d'un communiqué de presse se compte sur le long terme.

Les règles de base

1- Un journaliste ne publie que ce qu’il juge intéressant pour ses lecteurs (résultat d'une étude, astuces et conseils, nouveau produit révolutionnaire, importante actualité juridique…), il n’est pas là pour vous faire de la publicité gratuite.

2- Le journaliste publiera des informations impartiales : son rôle est de parler de manière objective de toutes les entreprises… ce qui veut donc dire vous et vos concurrents.

3- Le délai de publication peut être très long, donc prenez vous-y en avance : newsletter Internet 1 jour - les quotidiens (TV, radio, journaux locaux…) 1 mois pour un gros article et 2 jours pour une brève - les magazines mensuels 2 mois pour un gros article et 1 mois pour un entrefilet dans les rubriques "actualités".

Dans la mesure du possible, faites un point tous les trimestres sur vos actualités qui méritent un communiqué de presse pour programmer les communiqués de presse suffisamment en avance.

L’avant communiqué

Repérez les médias qui sont susceptibles de communiquer sur vos produits et votre société (journal local, magazines professionnels…) et récupérez les coordonnées des personnes chargées de ces rubriques (signatures en bas des articles, site Internet, voire un appel direct à la rédaction pour obtenir l'email du journaliste...).

Faites-vous une mailing liste des journalistes (fichier MS Excel, MS Outlook, Act!…), pour pouvoir leur envoyer régulièrement vos communiqués de presse. Si possible, classez les journalistes en groupes selon le type de médias (généralistes, spécialisés…) pour cibler la diffusion de vos communiqués de presse.

La rédaction du communiqué de presse

Avant toute chose, sachez que le communiqué doit faire 1 page, 2 pages maximum, pas plus ! Voici les 5 parties qui composent un communiqué de presse :

1. La date de publication & le nom de la société

Identité de l'entreprise: "Communiqué de presse Société X"
Diffusion: " pour diffusion immédiate " (sauf si vous faites un embargo jusqu'à une date à mentionner)
Faites le plus simple possible pour la société: un logo et c'est tout.

2. Le titre

Il doit résumer en 1 phrase tout votre communiqué.
Cette accroche doit être percutante : jeu de mots, un chiffre clé… C'est l'élément à travailler en premier.

3. L’accroche du communiqué

Ce petit paragraphe (2 lignes) doit résumer en quelques lignes tout le communiqué de presse, ce que doit retenir le journaliste.

4. Le corps du communiqué

Rédigez à l’impersonnel votre texte, comme si vous étiez le journaliste qui parlait de votre entreprise.
Mettez en premier les éléments les plus importants et laissez en dernier les informations les moins essentielles.

- Traditionnellement la structure d'un communiqué suit le moule Où ? Qui ? Que ? Quoi ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Néanmoins, personnellement je préfère mettre en premier le Pourquoi = Pb résolu par votre produit, puis passer à la suite de l'article.
- Si possible, avoir un fil conducteur tout au long du texte avec des enchaînements naturels entre les paragraphes.
- Toujours rajouter des illustrations (photos des produits, du site web…), avec des commentaires si possible (attention le journaliste n’utilisera pas cette capture commentée mais la capture " brute ").
- Ajoutez une mini interview de vous ou d'un de vos collègues (le top c'est l'avis d'un spécialiste extérieur à votre société) qui raconte pourquoi vous avez sorti ce produit / service..
- Ajoutez des titres à chaque début de paragraphe avec les grandes idées à retenir, ainsi un journaliste pressé pourra lire uniquement vos gros titres et retrouver l'information immédiatement.
- Faites passer une 1 idée par paragraphe.

Comment rédiger un communiqué de presse

Votre communiqué de presse doit mettre en avant l'actualité immédiate ou a venir. Il peut aussi contenir un article de
fond présentant votre activité. Gardez toujours à l'esprit que ce document doit avant tout donner envie à un journaliste de
rédiger un article. Il peut en tout ou partie servir de support aux journalistes pour la rédaction de son article, et
évidement de fil conducteur pour une éventuelle interview téléphonique. La forme d'un communiqué de presse est
libre, mais il est important que certaines parties soient présentes et soignées : Titre : Un titre simple, explicite court
(moins de 70 caractères). Ce titre sera celui qui servira aux moteurs de recherche pour l'indexation de votre
communiqué de presse, il doit donc contenir au moins un ou deux de vos mots clés. Sous titre : Sa longueur n'est pas
limitative, il apparaîtra en gras en entête de votre communiqué de presse. Il n'est pas obligatoire. Pour les moteurs de
recherches il est bon que ce sous titre reprenne une description claire de votre actualité ou activité, nos automates
reprendront tout ou partie de ce sous titre pour constituer la balise description de votre communiqué de presse
(Important : vous disposez d'un accès simple au paramétrage et a la saisie de vos méta description et mots clés) Lieu et date : Souvent un communiqué de presse commence par son lieu de diffusion, suivi de sa date. Cela n'est pas
obligatoire, mais permet aux journalistes de bien situer l'actualité dans le temps. Premier paragraphe : L'introduction de votre communiqué de presse est très importante, c'est elle qui donnera ou non envie à l'internaute et au journaliste de lire votre communiqué de presse en entier. Soignez sa présentation, évitez de le charger en caractère gras, et en liens (inutiles a cet endroit). Ce paragraphe n'est pas limité en taille, vous devrez le saisir (ou le copier/coller) dans le premier éditeur de texte mis à votre disposition. Nous vous recommandons de justifier le texte (Crtl A pour sélectionner tout le texte, et cliquez sur l'icône de mise en forme de justification comme sur votre traitement de textes) Paragraphes restants :
Il s'afficheront que si l'internaute clique sur le lien "Lire la suite...". La plus part des lecteurs ne lira pas votre
communiqué de presse en détail, pensez a faire ressortir par votre mise en page les éléments clés de cette
communication, et réservez les détails pour la fin de votre communiqué de presse. Pour ces paragraphes, utilisez le
deuxième éditeur de texte mis a votre disposition, pensez à justifier le texte. Contact presse : Votre communiqué de
presse a deux objectifs :
- Donner envie aux journalistes de rédiger un article
- Générer du trafic vers votre site. Mentionnez le nom, prénom de votre contact presse, son numéro de téléphone
directe, son adresse mail. A propos de : La plus part des communiqués de presse se terminent par un paragraphe
présentant la ou les sociétés citées. Ce texte court (entre 5 et 10 lignes) est très important, ne l'omettez pas, il
crédibilise souvent votre communication, et vous permet d'avoir un contenu de communiqué de presse plus percutant et ne parlant que de votre actualité, de vos produits etc.... Vous faire aider : La rédaction d'un communiqué de presse est un travail difficile et important, c'est pourquoi la plus part des entreprises et institutions confient cette mission a des entreprises spécialisées. Nous pouvons vous mettre en relation avec l'une d'entre elle.